Bedürfnisorientierte Arbeitsumgebung gestalten

Der Umzug eines Bundesamts in ein neues Verwaltungsgebäude bedeutete eine grundlegende Veränderung: Weg von Einzel- und Zweierbüros hin zu offenen Mehrpersonenbüros nach dem Desk-Sharing-Prinzip. Für viele Mitarbeitende war dies zunächst mit Skepsis und Bedenken verbunden, etwa hinsichtlich Lärmbelastung, Rückzugsmöglichkeiten, persönlicher Arbeitsorganisation und dem Verlust des individuellen Arbeitsplatzes.

Ziel des Projekts war es daher, eine funktionale und zu schaffen, die sowohl auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht als auch die Zusammenarbeit fördert und ein modernes Arbeitsplatzmodell abbildet. Um dies zu erreichen, wurde grosser Wert auf eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden gelegt.

In Umfragen und partizipativen Gestaltungsrunden konnten Mitarbeitende auf freiwilliger Basis ihre Erwartungen, Ideen und Sorgen einbringen. Diese Rückmeldungen flossen direkt in die Planung und Umsetzung ein, von der Raumgestaltung flexibler Zonen für verschiedene Bedürfnisse bis hin zu klaren Regeln für die gemeinsame Nutzung der Arbeitsplätze. Durch diesen Prozess gelang es, Bedürfnisse zu eruieren, Akzeptanz für die Veränderungen zu schaffen und die Identifikation mit dem neuen Arbeitsumfeld zu stärken.

Bedarfserhebung: Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften, aufbauend auf einer Umfrage, um konkrete Anforderungen und Bedürfnisse zu sammeln

Raumtypen entwickeln: Definition von Rückzugszonen, Kreativflächen, Gesundheitsräumen, informellen Begegnungszonen und hybriden Meetingräumen

Abstimmung: Enge Zusammenarbeit mit Architekten und Raumplanern, um Machbarkeit und Vorgaben (z. B. Flächenratio) zu berücksichtigen

• Mehr als 10 Raumfunktionen definiert und in das Bauprojekt integriert
• Flexibilitätsfördernde Massnahmen wie Akustikelemente, modulare Möbel und mobiles Equipment (z. B. kabellose Kopfhöher) berücksichtigt
• Frühzeitige Einbindung steigerte die Akzeptanz und senkte Widerstände deutlich
• Modernes Arbeitsplatzmodell, das Bedürfnisse ernst nimmt und Zusammenarbeit systematisch fördert